Tavoitteena hyvä sopimus

Sopimusongelmat johtuvat tavallisesti siitä, että asioista ei ole sovittu selvästi tai toinen sopijapuoli ei noudata tehtyä sopimusta. Sopimuksessa voi joskus olla jopa lainvastaisia ehtoja.

Kääntäjä tai tulkki kokee usein olevansa omassa unelma-ammatissaan. Silloin työ ei välttämättä tunnu aina työltä eikä oikein bisnekseltäkään. Kääntäjä tai tulkki hoitaa yleensä itse kaikki työnsä osa-alueet, hän myös neuvottelee ja hyväksyy itse sopimuksensa. Mutta miten humanistista tulee hyvä neuvottelija? Ja mistä tunnistaa hyvän sopimuksen? Voiko vain luottaa siihen, että kaikki alalla toimivat ovat reiluja ja ajattelevat aina kääntäjän ja tulkin etua?

Miten syntyy hyvä sopimus?

Hyvä sopimus on tasapainoinen ja reilu. Siinä molemmilla osapuolilla on yhtä lailla vastuuta ja velvoitteita. Sopimuksen tulee olla kirjoitettu niin, että asian kannalta kaikki oleelliset elementit on mainittu, eli käytännössä kaikkiin kohtiin, joissa voitaisiin mennä metsään, on kirjoitettu ratkaisu. Usein kääntäjä tai tulkki on kuitenkin sopimussuhteessa se heikompi osapuoli, jolle vahvempi sopijakumppani lähettää sopimusehdotuksen ajatuksella ”ota tai jätä”. Miten tässä tilanteessa tulisi toimia?

Jokaiseen tilanteeseen sopivia neuvoja on vaikea antaa. Yhdelle hyvä sopimus voi olla toiselle huono ja toisaalta jossain tilanteessa vähän kehnokin sopimus voi olla ihan hyvä. Yritän kuitenkin antaa tässä alla joitain vinkkejä.

Ammattimaisuus perustana

Kaiken perusta on ammattilaisuus ja ammattimaisuus. Tässä lyhyesti eräitä keskeisiä tavoitteita, joihin kannattaa pyrkiä.

• - Toimintasi rakentuu vahvalle ymmärrykselle siitä, mikä on ydinosaamistasi. Tiedät, minkä erikoisalan toimeksiantoja voit ottaa vastaan, seuraat tätä alaa ja sen kehitystä. Olet luultavasti myös verkottunut alalla tai ainakin pyrit siihen.
•  
• - Tunnet alan hinnoittelun ja oman hinnoittelusi. Olet esimerkiksi laskenut, kuinka paljon työtä sinun tulee tehdä, jotta siitä kertyy sellainen kuukausiansio, että voit kattaa paitsi työvälineet, toimitilakulut ja hallintoon käytetyn ajan, myös yrittäjäeläkemaksut, lomat ja sairauslomat jne. Osaat perustella, mistä hintasi koostuvat. On erittäin tärkeää, että olet miettinyt oman hinnoittelusi tarkkaan läpi. Jos otat toimeksiantoja miettimättä, millaista kokonaisansiota kerrytät, on riskinä oman työsi alihinnoittelu. Sitä jaksaa jonkin aikaa, mutta pitkällä aikavälillä saatat huomata, ettet eläkään tekemälläsi työllä – tai elät juuri ja juuri, jos et koskaan lepää. Lisäksi hintojen nostaminen on erittäin vaikeaa, jos asiakas on tottunut toisenlaiseen tasoon. SKTL järjestää toistuvasti hinnoittelukoulutusta ja tekee myös selvityksiä alalla sovelletuista hinnoista ja muista ehdoista. Kannattaa vertailla hinnoitteluperiaatteita myös kollegoiden kesken.
•  
• - Olet huolehtinut tietoturvasta ja -suojasta. Käyttämäsi tietotekniikka on ajan tasalla ja yhteensopiva asiakkaiden ohjelmien kanssa. Tietotekniikan tasosta on usein toimeksiantajien sopimusehdoissa tiukkojakin vaatimuksia. Kannattaa olla perillä siitäkin, mitä ajantasainen tietotekniikka maksaa kuukaudessa tai vuodessa.

•  
• - Töittesi hallinnointi on ammattilaistasoa: kommunikointi asiakkaan kanssa on selkeää, pidät sanasi ja sovitut aikataulut. Olet luotettava. Arkistointisi on järkevä ja kestävällä pohjalla. Töitten ja oman liiketoiminnan hyvästä järjestämisestä on sekin etu, että se yleensä helpottaa työn ja vapaa-ajan välisen ajankäytön hallintaa. Ratkaiset ongelmatilanteet rakentavasti ja asiakaslähtöisesti. Ehkä kannattaa solmia perintätoimiston kanssa sopimus, johon turvaudutaan, mikäli asiakkaan laskun maksussa on ongelmia. Näissäkin tilanteissa on apua siitä, että on etukäteen laadittu selkeä sopimus toimeksiannosta ja toiminnasta sen jälkeen. Perintätoimiston on vaikea periä epäselviä saatavia, selkeät sopimukset helpottavat niidenkin työtä.
•  
• - Vakuutuksesi ovat kunnossa. Monesti toimeksiantosopimuksissa on ehtoja vastuuvakuutuksesta, mutta se osoittaa myös sen, että liiketoiminnan kokonaisuus on kunnossa. Huomaa, että kotivakuutus ei koskaan vastaa liiketoiminnasta, vaan tarvitset nimenomaan liiketoimintaan tarkoitetun vakuutuksen.
•  
• -  Sinulla on mahdollisesti kirjanpitäjä hoitamassa kirjanpitoasi. Ulkopuolinen kirjanpitäjä takaa sen, että kirjanpitosi on asiallisesti ja oikein hoidettu, ilmoitukset verottajalle lähtevät ajoissa jne. Hyvä kirjanpitäjä antaa myös hyviä, rahanarvoisia neuvoja ja maksaa näin monesti itsensä takaisin. Lisäksi, jos kirjanpito ei ole omia vahvoja puoliasi, ei sen hoitoon tuhlaudu aikaa, jonka voisit käyttää vaikka omaan työhösi. Silti sinun on itse tunnettava oma taloutesi ja sen logiikka.

•  
• - Oma taloutesi on hyvin hoidettu. Osa toimeksiantajista saattaa pyytää luottotietojasi. Vähäpätöisestäkin maksuongelmasta saattaa koitua turhia hankaluuksia.
•  
• - Olet verkostoitunut muiden alan ammattilaisten kanssa, joten voit tarvittaessa saada apua kollegoilta. Älä jää ilman turvaverkkoja, vaikka käännös- ja tulkkausalalla työskennelläänkin usein yksin. Pidä yhteyttä opiskelukavereihin tai osallistu vaikkapa SKTL:n jaostojen ja osastojen toimintaan. Kollegoiden kanssa yhdessä voit myös jakaa suuria toimeksiantoja taikka osallistua alan kilpailutuksiin yhteenliittymänä.

Kun perusta on kunnossa, sopiminenkin on helpompaa

Kun toimintasi perusta on kunnossa, on helppo ottaa kantaa tarjottujen toimeksiantojen ehtoihin. Arvioit vain, miten toimeksianto suhteutuu niihin periaatteisiin, joita olet tottunut noudattamaan ja joita kollegoiltasi olet kuullut ja nähnyt.

Sopimuksen tulisi olla looginen ja selkeä. Sopimuksen perusteella pitäisi tietää, miten prosessi etenee eri vaiheissaan ja miten toimitaan, jos kaikki ei menekään niin kuin Strömsössä.

SKTL:lla on sopimusmalleja, joista näet alalla noudatettavia ehtoja ja hyviä käytäntöjä. Tutustu myös niihin. Periaatteessa sellaista toimeksiantoa ei kannata ottaa, joka poikkeaa liikaa niistä hyvän toimeksiannon periaatteista, joita olet tottunut noudattamaan tai joita liitto suosittaa. Viime kädessä jokainen kuitenkin päättää itse, mikä on se taso, jolla työtään haluaa tehdä. Jos päädyt tekemään myönnytyksiä, kannattaa tehdä selväksi, miksi teet näin (esimerkiksi ”opiskelijana teen töitä 15 % alennuksella valmistumiseen saakka”). Tosielämässä kaikki tekevät kompromisseja, läpikotaisin hyviä sopimuksia ei kerta kaikkiaan ole olemassa.

Mitä heikkojen ehtojen tilalle?

Jos työ on pieni ja kilpailukielto ankara, hyvin yleisesti kyse on laittomasta ehdosta, jolla tosiasiassa rajoitetaan suhteettomasti mahdollisuutta toimia omalla toimialalla (eli samalla kuin toimeksiantaja). Alalla näkee paljon liian ankaria kilpailukieltoehtoja.

Usein sopimuksissa on ehto vahingonkorvausvelvollisuudesta. Hyvänä tapana pidetään sitä, että välittömät vahingot korvataan, muttei koskaan välillisiä vahinkoja, ja korvauksen maksimiksi määritellään toimeksiannosta saadun palkkion suuruus. Poikkeuksena on se, jos toiminta on ollut tahallisesti tai tuottamuksellisesti huolimatonta, jolloin laajempi korvausvelvollisuus luonnollisesti on oikeutettu. Yleisesti kannattaa rajata välilliset vahingot kokonaan sopimuksesta pois, koska ne ovat epämääräisiä, eikä silloin voi tietää, mitä vahingonkorvausvelvollisuus todellisuudessa kattaisi. Toimeksiannosta sovittu palkkio on perusteltu ja reilu yläraja vahingonkorvaukselle.

Salassapitoehtoon tulee liittyä selvä sopimus siitä, miten ja keiden välityksellä materiaaleja toimitetaan, miten niitä arkistoidaan ja niin edelleen. Tähän liittyvät myös tietoturvakysymykset. Jos et hahmota, miten dokumentteja toimeksiantajan mielestä tulee käsitellä, ja tuntuu, että ketjussa on paljon sivullisia ihmisiä, jotka myös näkevät materiaalit, selvitä ehdon sisältöä. Pyri muotoilemaan ehto niin, että sinulle tulee selkeä kuva siitä, miten toimia oikein, ja että vastaat omasta toiminnastasi etkä potentiaalisesti ainakaan jonkun muun ketjussa olevan ihmisen laiminlyönneistä.

On myös tärkeää, että aikataulut on selkeästi kirjattu, kuten myös se, mitä materiaalia kääntäjälle tai tulkille toimitetaan ja milloin – sekä miten ja milloin hän vastaavasti toimittaa aineistoa toimeksiantajan suuntaan. Lisäksi on syytä sopia, miten toimitaan, jos jonkin osapuolen aikataulut eivät toteudu tai toimitettu materiaali ei olekaan sovitun mukaista.

Ulkomaisissa sopimuksissa on mietittävä, miten suhtaudutaan siihen, että sopimusriidoissa sovellettava laki on jonkun muun kuin Suomen, oikeuspaikka on muualla kuin Suomessa, ja mitä merkitsee se, että riitojen ratkaisussa halutaan kenties käyttää välimiestuomioistuinta.

Joskus kääntäjiltä vaaditaan koekäännöstä. Vaatimus voi sinänsä olla aivan paikallaan, mutta koekäännöksen ei tulisi olla kovin pitkä eikä kokonainen työ, vaan nimensä mukaisesti koekäännös. Koekäännös tulisi teettää ennen sopimuksen solmimista. Viime aikoina on silloin tällöin tullut eteen tilanteita, joissa jo on neuvoteltu ja solmittu tekijän kanssa sopimus, mutta ensimmäistä työtä annettaessa aletaan puhua koekäännöksestä, jonka tulisi olla halpa tai ilmainen. Se ei ole hyvien tapojen mukaista.

Aina kannattaa neuvotella!

Kun olet saanut sopimuksen katsottavaksi ja huomaat siinä kohtia, jotka pitäisi muuttaa tai joiden merkitys jää sinulle epäselväksi, kysy toiselta sopijapuolelta, mitä hän ajaa takaa. Esitä myös omia korjauksia ja ehdotuksia. Pyri perustelemaan ehdotuksesi. Muutosehdotukset menevät usein läpi. On myös hyvä, että epäselvistä sopimuskohdista jää dokumentaatiota.

Yleensä riitatilanteessa ei kannata luottaa siihen, että sopimuksia kohtuullistettaisiin joskus myöhemmin. Suomessa laki lähtee pitkälti siitä, että oikeustoimikelpoinen henkilö tietää, mitä allekirjoittaa. Siksi on järkevää ja helpompaa neuvotella sopimuksen kohtuullisuudesta ennen sen allekirjoittamista. Jos asioista kuitenkin tulee riitaa, sopimusneuvotteluilla on siinä vaiheessa merkitystä. Epäselvää sopimusta tulkitaan laatijan vahingoksi.

Sopimuksista neuvotteleminen kannattaa. Sellaisiinkin sopimuksiin, jotka vaikuttavat vakiosopimuksilta, voidaan saada muutoksia, kun sopijakumppani perustelee ja selostaa järkevästi, miksi muuttaminen on tarpeen. Pitkäkestoisissa sopimuksissa on toimeksiantajankin etu neuvotella sopimukset kohtuullisen tasapainoisiksi. Kun on löytynyt hyvä tekijä, hänestä saa pidettyä kiinni sillä, että sopimus on molemmille hyvä. ”Vedättää” voi vain kerran.

Sanoisinkin lopuksi, että lue sopimus aina huolella, mieti, mitä kaikkea se sisältää ja laita ylös ongelmakohtia. Ala sitten perustella, mitä muutoksia haluat ja miksi. Neuvottelu on kannatettavaa ja täysin normaalia mistä tahansa työstä sovittaessa.

Teksti: Karola Baran

Kirjoittaja on SKTL:n lakimies.

Mikä on työstä sovittu palkkio ja mistä se muodostuu, onko se oikeassa suhteessa tehtävään työhön?

• - Onko sopimusehdotuksessa erikoisia kilpailua rajoittavia lausekkeita?
• - Onko epäselviä vahingonkorvauslausekkeita?
• - Onko korvattavien vahinkojen joukossa esim. myös välilliset vahingot?
• - Onko korvauksen maksimisummaa mainittu?
• - Mitä tietoturvasta todetaan?
• - Mikä on deadline (ehtiikö hyvin, onko kiiretyö)?
• - Saatko työhön liittyvän aineiston ajoissa?
• - Kenen kanssa kommunikoit, jos jotain puuttuu tai sinulle tulee kysyttävää?
• - Sisältyykö työhön jotakin muutakin työtä kuin kääntämistä tai tulkkausta?

TEMin YritysSuomi sivusto neuvoo pienyrittäjiä

Työ- ja elinkeinoministeriöllä on YritysSuominiminen sivusto, joka tarjoaa kattavan tietopaketin yrittämisestä ja sisältää asiaa myös yksinyrittäjille. Osoitteessa www.yrityssuomi.fi on ohjeita niin yritystä perustaville kuin jo yrittäjinä toimivillekin.

Sivustolla on myös Talousapuneuvontapalvelun yhteystiedot. Se on työ- ja elinkeinoministeriön palvelu talousvaikeuksiin joutuneille yrittäjille. Tämän vuoden alusta tuli voimaan laki, joka helpottaa yksityisten ammatin- ja elinkeinonharjoittajien pääsyä velkajärjestelyyn. Alkusyksystä Helsingin Sanomat uutisoi neuvontaa hakeneiden pienyrittäjien määrän kasvaneen rajusti lain tultua voimaan.