4 KÄÄNNÖKSEN ULKOASU
Käännöksen ulkoasun tulisi vastata lähdeasiakirjan ulkoasua tekstin asettelun ja korostusten osalta (lihavointi, kursivointi, alle- ja yliviivaukset, kirjasintyyppien erot jne.). Näin käännöksen lukija pystyy helposti vertaamaan käännöstä lähdeasiakirjaan ja näkee, mikä käännöksen kohta vastaa tiettyä lähdeasiakirjan kohtaa. Lomakkeita käännettäessä lomakkeeseen painettu teksti erotetaan siihen täytetystä tekstistä kirjasintyyppiä vaihtamalla. Jos lomakkeessa on tyhjäksi jätettyjä kohtia, niiden kohdalle on käännökseen merkittävä esimerkiksi [tyhjä].
4.1 Käännöksen nimeäminen
Käännösasiakirjan lukemisen, tulkitsemisen ja käyttämisen helpottamiseksi se otsikoidaan auktorisoidun kääntäjän laatimaksi käännökseksi. Tässä on mainittava myös mahdollisesta otteittaisuudesta (ks. alaluku 2.2). Harkintansa mukaan kääntäjä voi sisällyttää otsikkoon myös seuraavat tiedot:
- asiakirjan alkuperämaa
- alkuperäisen asiakirjan nimi/otsikko
- lähdekieli
- monikielisestä lomakkeesta käännettäessä mainitaan, että lähdeasiakirja on ollut monikielinen ja se, mistä kielestä käännös on tehty, ellei tätä tietoa sisällytetä kääntäjän huomautuksiin.
Otsikko erotetaan käännöksestä selkeästi, esimerkiksi arkin poikki menevällä yhtenäisellä vaakaviivalla. Otteittainen käännös otsikoidaan vastaavasti. Esimerkiksi:
 |
4.2 Sivunumerointi
Käännösasiakirjan sivut numeroidaan ja lukumäärä merkitään näkyviin (esim. 1/3). Jos käännöksen sivujako ei noudata lähdeasiakirjaa, lähdeasiakirjan sivunvaihto merkitään käännökseen tarvittaessa (esim. lähdeasiakirjan s. 2).
4.3 Auktorisoidun kääntäjän vahvistus ja sen muotoilu
Kääntäjän vahvistus on aina muotoiltava kulloisenkin tilanteen mukaan. Vahvistus erotetaan käännöksestä selkeästi, esimerkiksi arkin poikki menevällä yhtenäisellä vaakaviivalla. Vahvistuksen voi halutessaan otsikoida, mutta se ei ole välttämätöntä. Siihen sisällytetään seuraavat tiedot:
- vahvistus (”Vahvistan, että yllä oleva käännös…”)
- sisältääkö käännös koko lähdeasiakirjan sisällön vai vain otteita
- käännöksen paikka ja päiväys
- kääntäjän omakätinen allekirjoitus
- nimen selvennys
- maininta ”Auktorisoitu kääntäjä X kielestä Y kieleen”
- maininta ”Laki auktorisoiduista kääntäjistä 1231/2007”
- maininta apostillesta, jos se on lähdeasiakirjan liitteenä
Lisäksi vahvistuksessa voi olla seuraavat tiedot:
- kääntäjän harkinnan mukaan asiakirjan lähdekieliset yksilöintitiedot (esimerkiksi asiakirjan nimi ja sen laatija/saaja, päiväys jne.)
- lähdeasiakirjan ja käännösasiakirjan sivujen lukumäärä, mikäli ne eroavat toisistaan
- kääntäjän yhteystiedot
- kääntäjän leima (ei pakollinen, mutta monissa maissa suositeltava)
Vahvistus voi olla esimerkiksi seuraavanlainen:
 |
4.4 Käännöksen ja lähdeasiakirjan yhteen liittäminen
Laillisesti pätevään käännökseen on ehdottomasti liitettävä lähdeasiakirja tai sen jäljennös. Asiakirjanipussa käännös on tavallisesti päällimmäisenä ja lähdeasiakirja alimmaisena.
Liittäminen on tehtävä siten, että asiakirjoja ei voida erottaa toisistaan murtojälkiä jättämättä ja että on selvää, että nimenomaan kääntäjä on tehnyt liittämisen. Hyvä tapa on esimerkiksi yhteen liitettyjen asiakirjojen leimaaminen liitoskohdasta (ks. kuva jäljempänä ja alaluku 4.5.). Ellei auktorisoidulla kääntäjällä ole leimaa, sen tilalla voi käyttää allekirjoitusta, joka ulottuu liitoskohdan yli. Asiakirjalankaa on myös mahdollista käyttää silloin, kun asiakirjassa ja sen käännöksessä on useita kymmeniä sivuja. Hyvänä on pidettävä myös käännöksen sivujen numeroimista, jotta ne olisi vaikeampi erottaa toisistaan tai korvata.
On tärkeää, että liittämisen tekee juuri kääntäjä, joka tietää, mistä asiakirjasta käännös on tehty. Digi- ja väestötietovirasto (ent. maistraatti) ja ulkoministeriö eivät voi laillistaa auktorisoidun kääntäjän vahvistamaa käännöstä, ellei kääntäjä ole liittänyt siihen lähdeasiakirjaa tai sen jäljennöstä, eikä ”irrallista” käännöstä välttämättä pidetä laillisesti pätevänä.
On suositeltavaa, että asiakas varmistaa käännöksen vastaanottajalta, onko lähdeasiakirjan oltava esimerkiksi virallisesti vahvistettu tai oikeaksi todistettu jäljennös (ks. alaluku 2.1) ja onko lähdeasiakirja laillistettava. Jos lähdeasiakirjassa on esimerkiksi oltava apostille-todistus, se on haettava lähdeasiakirjaan jo ennen kääntämistä, jotta auktorisoitu kääntäjä voi liittää käännökseen nimenomaan laillistetun lähdeasiakirjan.
Oikea ”marssijärjestys” on asiakkaan oikeusturvan kannalta erittäin tärkeä: jos liitetty lähdeasiakirja ei täytä vaatimuksia tai jos asiakas esittää viranomaiselle pätevän lähdeasiakirjan ja käännöksen toisistaan erillisinä asiakirjoina, viranomainen ei todennäköisesti hyväksy auktorisoidun kääntäjän vahvistamaa käännöstä vaan palauttaa asiakkaan kääntäjän luo. Tästä aiheutuu asiakkaalle luonnollisesti ylimääräistä vaivaa ja ajanhukkaa sekä pahimmillaan oikeudenmenetys, jos esimerkiksi määräajat ehtivät asiaa selviteltäessä kulua umpeen.
Digi- ja väestötietovirasto DVV:n julkinen notaari neuvoo mielellään laillistamismenettelyyn liittyvissä kysymyksissä.
 |  |
Esimerkki käännöksen liittämisestä: käännösasiakirjan lehdet voidaan nitoa yhteen ja leimata lehdet pareittain aukeama kerrallaan yläkulmasta tai asiakirjat voidaan leimata yhteen liitoskohdasta.
 |  |
Esimerkki viuhkana leimaamisesta: ensimmäisessä kuvassa viuhka auki, toisessa kuvassa viuhka kiinni. Käännösasiakirjan lehdet voidaan nitoa yhteen ja leimata lehdet pareittain aukeama kerrallaan yläkulmasta tai useampia lehtiä viuhkana.
4.5 Auktorisoidun kääntäjän leima Auktorisoiduista kääntäjistä annetun valtioneuvoston asetuksen 11 §:n nojalla auktorisoidun kääntäjän leiman muodosta ja tekstistä päättää auktorisoitujen kääntäjien tutkintolautakunta. Leiman käyttäminen ei ole pakollista, mutta tutkintolautakunta suosittelee sen käyttämistä kansainvälisen asiakirjaliikenteen käytäntöjen mukaisesti. Hyväksytty leima on muodoltaan pyöreä, ja sen keskellä lukee kääntäjän nimi. Ympyrän kehällä on teksti AUKTORISOITU KÄÄNTÄJÄ – AUKTORISERAD TRANSLATOR. Teksti on kaikissa leimoissa suomeksi ja ruotsiksi riippumatta siitä, missä kielissä kääntäjä on saanut oikeuden toimia auktorisoituna kääntäjänä. Leima on läpimitaltaan 35 millimetriä. Lisätietoja leimasta antaa Opetushallitus verkkosivuillaan. |
|
4.6 Sähköinen käännösasiakirja
Jotta käännösasiakirja olisi laillisesti pätevä, se on tulostettava paperille ja siinä on oltava auktorisoidun kääntäjän omakätinen allekirjoitus sekä mielellään myös määräysten mukainen leima. Mikäli asiakas pyytää saada käännöksen sähköisesti, hänelle toimitetaan aina myös paperiversio.
Sähköisen version on oltava sellainen, ettei sitä pysty jälkikäteen muokkaamaan. Koska sähköinen tiedosto on mahdollista tulostaa myös osittain, kääntäjän on laillisen pätevyyden varmistamiseksi hyvä allekirjoittaa (ja leimata) erikseen jokainen sähköisesti lähetettävän käännöksen sivu ja myös kaikki siihen liitetyn lähdeasiakirjan jäljennöksen sivut. Menettelyn voi mainita vahvistuksessa.
Laillisesti pätevää käännöstä ei vielä ole mahdollista vahvistaa sähköisellä allekirjoituksella, vaan ainoastaan kääntäjän omakätisesti allekirjoittama paperinen käännösasiakirja on pätevä.